【初心者OK】Googleフォームで指定のメールアドレスに通知を送る方法

Googleフォームの標準機能で行えないグループアドレス宛など指定のメールアドレスに送る方法を説明します。

送信エラー「Exception: フォームのデータを取得できませんでした。しばらくしてからもう一度お試しください。」が発生した時にもリトライする仕組みを追記しました。

スクリプト Google Apps Script（以下、GAS）を用いた設定方法ですがコピペでできるように後半で説明しています。

ふぅたこ

簡単にできるように説明しますのでご安心ください

今回の記事の流れ

• 自分にメールを送る方法の説明
• グループアドレス宛など指定のメールアドレスに送る方法の説明

自分宛にメールを送る設定方法

自分だけに届けばいいよという人向け。

ノンプログラミングで設定できるので設定方法を紹介します。

1. Googleフォーム上からメール通知を設定する

1. 作成したGoogleフォームの管理画面にある「回答」ページを開く。
2. 右上にある点が縦に並んだ「・・・」をクリック。

3. 上部にある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリック。
4. 左側にチェックがつけばOKです。

これでメール通知が有効になり、フォームの入力が完了すると、自分のGoogleアカウントにメール通知が届きます。

2. 動作時通知の例

「概要を表示」をクリックすると、管理画面の回答ページに移動します。

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通知を指定したメールアドレスに送る　①前準備

自分以外、グループアドレスなど指定したいという人向け。

プログラミングが必要なので設定方法を説明します。コピーと貼り付けで設定可能です！

Google Apps Script（以下、GAS）とはGoogleが開発しているプログラミング言語であり、Google Appsの拡張や、連携に活用できます。

1. スクリプトエディタを開く

1. 作成したGoogleフォームの管理画面の、右上の点が縦に並んだ「・・・」 をクリック。
2. 「<>スクリプト エディタ」を選択すると、コードが入力できる画面に移動します。

2. スクリプトエディタにコードを書く準備

1. 元々書いてあるコードは不要ですので、すべて消去してください。

3. スクリプトコードを書く（ほぼコピー＆ペースト）

1. 以下のスクリプトをコピーします。

2023年6月15日更新
リトライ回数が3回だとエラーが出るので6回に増やしました（4行目部分）

function sendform(e){

// エラーが起きた時にはリトライ
var maxRetries = 6;
var items;

for (var retry = 0; retry < maxRetries; retry++) {
  try {
    items = e.response.getItemResponses();
    break;
  } catch (error) {
    if (retry === maxRetries - 1) {
    throw error;
  }
  Utilities.sleep(1000);
  }
}

var msg = '';

// メール送信先 []は利用環境に合わせて置き換えましょう
// BCCが不要ならbcc: '[BCCメールアドレス]',を消しましょう
var admin = '[送信先メールアドレス]';
var options = {from: '[送信元メールアドレス]', bcc: '[BCCメールアドレス]', name: '[送信者名]'};

// 件名、フッター 利用環境に合わせて置き換えましょう
var subject = "[件名]"; 
var footer
= "------------------------------------------------------------\n\n"
+ "【フッター】\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター１\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター２\n";

// ボディ処理部分 変更しない
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ': ' + a + '\n\n';
}

// メール送信 変更しない
msg += footer;
GmailApp.sendEmail(admin, subject, msg, options);

}

2. スクリプトエディタにペーストしてください。
3. 「プロジェクト保存」のアイコンをクリックし、コードの保存をします。

ふぅたこ

ここで実行を押してもエラーになってしまいます。
下記のトリガーの設定を行って、フォームから送信して試してみてください。

その他 ヘッダー対応版ソース

function sendform(e){

// エラーが起きた時にはリトライ
var maxRetries = 6;
var items;

for (var retry = 0; retry < maxRetries; retry++) {
  try {
    items = e.response.getItemResponses();
    break;
  } catch (error) {
    if (retry === maxRetries - 1) {
    throw error;
  }
  Utilities.sleep(1000);
  }
}

var msg = '';
var body = '';

// メール送信先 []は利用環境に合わせて置き換えましょう
// BCCが不要ならbcc: '[BCCメールアドレス]',を消しましょう
var admin = '[送信先メールアドレス]';
var options = {from: '[送信元メールアドレス]', bcc: '[BCCメールアドレス]', name: '[送信者名]'};

// 件名 利用環境に合わせて置き換えましょう
var subject = "[件名]";

// ヘッダー 利用環境に合わせて置き換えましょう
var header
= "【ヘッダー】\n"
+ "・メール受けた人が見るヘッダー１\n"
+ "・メール受けた人が見るヘッダー２\n"
+ "------------------------------------------------------------\n\n";

// フッター 利用環境に合わせて置き換えましょう
var footer
= "------------------------------------------------------------\n\n"
+ "【フッター】\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター１\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター２\n";

// ボディ処理部分 変更しない
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
body += q + ': ' + a + '\n\n';
}

// メール送信 変更しない
msg = header;
msg += body;
msg += footer;
GmailApp.sendEmail(admin, subject, msg, options);

}

通知を指定したメールアドレスに送る　②スクリプト変更

1. 送信元と送信先と（BCC）を設定

• [送信先メールアドレス]は、送りたい宛先のメールアドレスに置き換えてください。
  例）'[送信先メールアドレス]’→‘hogehoge@fuutaco.com‘
• [送信元メールアドレス]は、送信者として表示したいGoogleアカウントのメールアドレス
  （※自分のGoogleアカウント。もしくは権限があるGoogleアカウントじゃないとエラーになります。）
• [BCCメールアドレス]は、BCCにしたいメールアドレスに置き換えてください。
• [送信者名]は、送信者名として表示したいテキスト。
  例）'[送信者名]’→‘WEBおといあわせ‘

23～24行目　変更例

var admin = 'hogehoge@fuutaco.com';
var options = {from: 'otoiawase@fuutaco.com', name: 'WEBおといあわせ'};

ふぅたこ

変更例のように、BCCが不要であれば削除可能

2. 件名を設定

• [件名]は、メールの件名として表示したいテキスト。

27行目　変更例

var subject = "[件名]WEBおといあわせ";

3. フッターを設定

• footerより下の+で始まっている部分はフッターに表示したいテキスト。

28～32行目　変更例

var footer
= "------------------------------------------------------------\n\n"

"【フッター】\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター1\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター2\n";

\n は改行という意味です

追記1 複数送信先（To:）を指定したい場合

複数のメールアドレスを指定する際には下記の例のようにアドレスとアドレスの間に「,」を加えます。
例の場合、
To：に「hoge1@fuutaco.com」と「hoge2@fuutaco.com」と「hoge3@fuutaco.com」が加えられます。
※メールアドレスとメールアドレスは直接「,」で繋ぎ、スペースや改行は加えないでください

23行目　変更例

var admin = 'hoge1@fuutaco.com,hoge2@fuutaco.com,hoge3@fuutaco.com';

追記2 複数送信先（Cc:、Bcc:）を指定したい場合

BCCとCCのオプションを両方とも加えたときの例です。
このように複数のオプションを指定する際にはオプション毎に「,」で区切って記述します。

例の場合、
Cc：に「hoge1@fuutaco.com」と「hoge2@fuutaco.com」。
Bcc：に「hoge3@fuutaco.com」が加えられます。
※メールアドレスとメールアドレスは直接「,」で繋ぎ、スペースや改行は加えないでください

24行目　変更例

var options = {from: '[送信元メールアドレス]', bcc: 'hoge3@fuutaco.com', cc: 'hoge1@fuutaco.com,hoge2@fuutaco.com'};

通知を指定したメールアドレスに送る　③送信設定

1. トリガーの設定

1. 画面左側にある時計マークを選択。
2. 右下にある青い「+トリガーを追加」をクリックしてください。

3. 実行する関数を選択には「sendform」
4. イベントの種類を選択には「フォーム送信時」
5. エラー通知設定には「今すぐ通知を受け取る」
6. 「保存」をクリック。

2. トリガー保存時にアカウントの確認やエラーが出たら許可

1. 上記スクリプトで指定したGoogleアカウントのメールアドレスを選択してください。
2. 「許可」をクリック。

ポップアップブロックが発生して「許可」が表示されない時があります。
ブラウザからポップアップとリダイレクトを許可してください。

3. セキュリティの警告が出る場合があります

2023年10月時点でトリガー保存時に警告が表示されました。

わかりにくいので回避方法を画像で紹介します。

4. 動作確認方法と結果

実際にGoogleフォームからフォーム入力をして送信ボタンを押すと、メールが届くようになっているのが確認できます。

「Googleフォームの通知を自分宛にメールを送る設定方法」で解説したパターンとは違い、テキストで内容が届きます。

こちらの方がすぐに内容が確認できるので使いやすいです！

ふぅたこ

フォームも開きたい場合はfooterにリンクのURL入れておけば開けます。

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