【初心者OK】Googleフォームで指定のメールアドレスに通知を送る方法

2021年8月27日2023年4月17日

標準機能ではできないグループアドレス宛など指定のメールアドレスに送る方法を説明します。

送信エラー「Exception: フォームのデータを取得できませんでした。しばらくしてからもう一度お試しください。」が発生した時にもリトライする仕組みとしました。

スクリプト Google Apps Script（以下、GAS）を用いた設定方法もコピペでできるように後半で説明しています。

ふぅたこ

簡単にできるように説明しますのでご安心ください

通知を自分宛にメールを送る設定方法

自分だけに届けばいいよという人向け。

ノンプログラミングで設定できるので設定方法を紹介します。

1. Googleフォーム上からメール通知を設定する

作成したGoogleフォームの管理画面にある「回答」ページを開く。
右上にある点が縦に並んだ「・・・」をクリック。

上部にある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリック。
左側にチェックがつけばOKです。

これでメール通知が有効になり、フォームの入力が完了すると、自分のGoogleアカウントにメール通知が届きます。

2. 動作時通知の例

「概要を表示」をクリックすると、管理画面の回答ページに移動します。

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通知を指定したメールアドレスに送る　①前準備

自分以外、グループアドレスなど指定したいという人向け。

プログラミングが必要なので設定方法を説明します。コピーと貼り付けで設定可能です！

Google Apps Script（以下、GAS）とはGoogleが開発しているプログラミング言語であり、Google Appsの拡張や、連携に活用できます。

1. スクリプトエディタを開く

作成したGoogleフォームの管理画面の、右上の点が縦に並んだ「・・・」をクリック。
「<>スクリプトエディタ」を選択すると、コードが入力できる画面に移動します。

2. スクリプトエディタにコードを書く準備

元々書いてあるコードは不要ですので、すべて消去してください。

3. スクリプトコードを書く（ほぼコピー＆ペースト）

以下のスクリプトをコピーします。

function sendform(e){

// エラーが起きた時にはリトライ
var maxRetries = 3;
var items;

for (var retry = 0; retry < maxRetries; retry++) {
  try {
    items = e.response.getItemResponses();
    break;
  } catch (error) {
    if (retry === maxRetries - 1) {
    throw error;
  }
  Utilities.sleep(1000);
  }
}

var msg = '';

// メール送信先 []は利用環境に合わせて置き換えましょう
// BCCが不要ならbcc: '[BCCメールアドレス]',を消しましょう
var admin = '[送信先メールアドレス]';
var options = {from: '[送信元メールアドレス]', bcc: '[BCCメールアドレス]', name: '[送信者名]'};

// 件名、フッター 利用環境に合わせて置き換えましょう
var subject = "[件名]"; 
var footer
= "------------------------------------------------------------\n\n"
+ "【フッター】\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター１\n"
+ "・メール受けた人が見るフッター２\n";

// ボディ処理部分 変更しない
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ': ' + a + '\n\n';
}

// メール送信 変更しない
msg += footer;
GmailApp.sendEmail(admin, subject, msg, options);

}

スクリプトエディタにペーストしてください。
「プロジェクト保存」のアイコンをクリックし、コードの保存をします。

通知を指定したメールアドレスに送る　②スクリプト変更

1. 送信元と送信先と（BCC）を設定

23～24行目　説明

[送信先メールアドレス]は、送りたい宛先のメールアドレスに置き換えてください。
例）'[送信先メールアドレス]’→‘hogehoge@fuutaco.com‘
[送信元メールアドレス]は、送信者として表示したいGoogleアカウントのメールアドレス
（※自分のGoogleアカウント。もしくは権限があるGoogleアカウントじゃないとエラーになります。）
[BCCメールアドレス]は、BCCにしたいメールアドレスに置き換えてください。
[送信者名]は、送信者名として表示したいテキスト。
例）'[送信者名]’→‘WEBおといあわせ‘